Online-Check-in und automatisierte Zahlungen im Hotel

Von Erik Wlodasch, Gründer von Wlodasch Hospitality Solutions
Aktualisiert am 18. Oktober 2026 · 2 Min. Lesezeit

Für viele Hotels sind Online-Check-in und automatisierte Zahlungen der Einstieg in die Digitalisierung mit dem schnellsten spürbaren Effekt: Gäste sparen Zeit, das Team wird entlastet, und Zahlungen kommen zuverlässiger an.

Was ist ein Online-Check-in?

Beim Online-Check-in erfassen Gäste ihre Daten bereits vor der Anreise über einen Link, meist per E-Mail oder Nachricht. Sie bestätigen ihre Angaben, wählen auf Wunsch Zusatzleistungen und bezahlen vorab oder hinterlegen eine Zahlungsmethode. Bei der Ankunft bleibt nur noch die Übergabe des Schlüssels, oder der Gast geht mit einem digitalen Schlüssel direkt aufs Zimmer.

So läuft es für den Gast

1. Buchung über Website, Portal oder Telefon.
2. Einige Tage vor Anreise: Nachricht mit Link zum Online-Check-in.
3. Gast prüft seine Daten, ergänzt den Meldeschein und wählt Extras wie Frühstück, Parkplatz oder Upgrade.
4. Zahlung oder Vorautorisierung über einen sicheren Zahlungslink.
5. Ankunft: Schlüssel abholen oder digital nutzen. Beim Check-out wird automatisch abgerechnet, die Rechnung kommt per E-Mail.

Was es dem Hotel bringt

• Kürzere Wartezeiten: Die Rezeption konzentriert sich auf Begrüßung und Fragen statt auf Formulare.
• Bessere Daten: Gäste tippen ihre Daten selbst ein, Übertragungsfehler entfallen.
• Mehr Umsatz: Zusatzleistungen lassen sich in Ruhe vor der Anreise anbieten.
• Sichere Zahlungen: Weniger Ausfälle bei No-Shows und Stornierungen.
• Entlastung: Weniger Handarbeit in Rezeption und Buchhaltung.

Digitaler Meldeschein

Der Meldeschein lässt sich digital erfassen und gehört deshalb in jeden Online-Check-in. Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Gäste in Deutschland keinen Meldeschein mehr ausfüllen (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Für ausländische Gäste gilt die Meldepflicht weiter, und Gemeinden mit Kurtaxe oder Gästebeitrag können eigene Meldescheine verlangen. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Vorschriften. Prüfen Sie die aktuelle Rechtslage für Ihren Standort, bevor Sie Formulare und Abläufe festlegen.

Automatisierte Zahlungen

Automatisierte Zahlungen sind direkt mit dem PMS verbunden. Typische Bausteine sind:

• Vorautorisierung bei Buchung oder vor Anreise, um die Zahlung zu sichern.
• Zahlungslinks für Anzahlungen, Gruppen oder telefonische Buchungen.
• Hinterlegte Zahlungsmittel, sicher gespeichert beim Zahlungsanbieter, für automatische Abrechnung beim Check-out.
• Automatische Gebühren für No-Shows oder späte Stornierungen nach Ihren Bedingungen.

Bei Kartenzahlungen ohne Anwesenheit des Gastes gelten in Europa Anforderungen an die starke Kundenauthentifizierung. Ein guter Zahlungsanbieter regelt das im Hintergrund, sodass Sie später berechtigte Beträge belasten können.

Warum die Anbindung an das PMS entscheidet

Ein Online-Check-in, der nicht mit dem PMS spricht, verlagert die Arbeit nur. Achten Sie darauf, dass Gästedaten, Meldeschein, gebuchte Extras und Zahlungen automatisch im richtigen Zimmerkonto landen. Prüfen Sie außerdem, ob Rechnungen und Zahlungen sauber in die Buchhaltung übergeben werden. Mehr dazu im Leitfaden zur Auswahl von Hotelsoftware.

Einführung in sechs Schritten

1. Ziele festlegen: Wartezeit, Zahlungsausfälle, Zusatzumsatz.
2. Bestehende Systeme prüfen: Kann Ihr PMS das bereits, oder braucht es eine Ergänzung?
3. Zahlungsbedingungen und Stornoregeln klar definieren.
4. Nachrichten und Formulare in Ihrer Tonalität gestalten, mehrsprachig.
5. Team schulen und den Ablauf an der Rezeption anpassen.
6. Nach einigen Wochen auswerten: Nutzungsquote, Wartezeit, Zusatzumsatz.