Hotelsoftware auswählen: PMS, Channel Manager und RMS in sieben Schritten
Ein neues System soll Arbeit sparen, nicht neue schaffen. So gehen Sie die Auswahl strukturiert an, herstellerunabhängig und mit Blick auf das Zusammenspiel aller Systeme.
Von Erik Wlodasch, Gründer von Wlodasch Hospitality Solutions
Aktualisiert am · 3 Min. Lesezeit
Die meisten Probleme mit Hotelsoftware entstehen nicht durch ein schlechtes Produkt, sondern durch eine unklare Auswahl: falsche Erwartungen, fehlende Schnittstellen und Verträge, die nicht zum Haus passen.
1. Ziele und Probleme klären
Bevor Sie Anbieter vergleichen, beschreiben Sie, was besser werden soll. Konkrete Ziele machen spätere Entscheidungen einfach.
- Wo verliert Ihr Team heute Zeit, zum Beispiel durch doppelte Eingaben oder manuelle Zahlungen?
- Wo verlieren Sie Umsatz, etwa durch Überbuchungen, falsche Raten oder hohe Provisionen?
- Was erwarten Ihre Gäste, zum Beispiel Online-Check-in, mobile Zahlung oder schnelle Antworten?
- Welche Kennzahlen wollen Sie künftig ohne Handarbeit sehen?
2. Die Systemlandschaft erfassen
Kein System arbeitet allein. Erfassen Sie alle Lösungen, ihre Kosten, Vertragslaufzeiten und wie sie verbunden sind.
| System | Aufgabe |
|---|---|
| PMS (Property Management System) | Herzstück: Reservierungen, Zimmer, Gästedaten, Rechnungen |
| Channel Manager | Verteilt Raten und Verfügbarkeiten an Buchungsportale |
| CRS und Booking Engine | Zentrale Reservierung und Direktbuchung über die Website |
| RMS (Revenue Management System) | Preisempfehlungen auf Basis von Nachfrage und Markt |
| Kasse (POS) | Restaurant, Bar und Zusatzleistungen, verbunden mit dem Zimmerkonto |
| Zahlungsanbieter | Karten, Vorautorisierungen, Zahlungslinks |
| Gästekommunikation | Nachrichten, Online-Check-in, Upselling |
| Schließsystem | Zimmerschlüssel, digital oder per Karte |
| Reputation und Auswertung | Bewertungen, Berichte, Buchhaltungsexport |
3. Anforderungen festlegen
Formulieren Sie Muss-Kriterien und Wunsch-Kriterien. Muss-Kriterien entscheiden, ob ein Anbieter überhaupt in Frage kommt.
- Betrieb: Zimmerzahl, Gruppen, Tagungen, Gastronomie, Langzeitgäste, Apartments.
- Gästereise: Online-Check-in, digitaler Meldeschein, Self-Check-in, mobiler Schlüssel.
- Finanzen: automatisierte Zahlungen, Rechnungsstellung, Export in die Buchhaltung.
- Bedienung: Wie schnell lernen neue Mitarbeitende das System, in welchen Sprachen?
- Mehrere Häuser: Zentrale Steuerung, gemeinsame Gästedaten, Berichte über alle Betriebe.
4. Schnittstellen und Daten prüfen
Der häufigste Fehler ist eine Auswahl ohne Blick auf die Verbindungen. Fragen Sie konkret nach:
- Gibt es fertige, gepflegte Schnittstellen zu Ihren übrigen Systemen oder nur eine allgemeine API?
- Wer trägt die Kosten für Schnittstellen, einmalig und laufend?
- Können Sie Ihre Daten jederzeit vollständig exportieren?
- Wo werden die Daten gehostet, und wie ist der Datenschutz nach DSGVO geregelt?
5. Markt sichten und Shortlist bilden
Sichten Sie den Markt anhand Ihrer Muss-Kriterien und reduzieren Sie auf drei bis vier Anbieter. Mehr Kandidaten kosten Zeit, ohne die Entscheidung zu verbessern. Achten Sie auf Referenzen aus Häusern, die Ihrem in Größe und Konzept ähneln.
6. Demos mit eigenen Szenarien
Lassen Sie sich nicht die Standardpräsentation zeigen, sondern Ihre Abläufe. Geben Sie jedem Anbieter dieselben Szenarien vor, etwa eine Gruppenbuchung mit Teilzahlung, einen Online-Check-in mit Upgrade oder eine Stornierung mit Gebühr. Beziehen Sie Mitarbeitende aus Rezeption und Buchhaltung ein, denn sie arbeiten täglich damit. Wenn möglich, testen Sie über einen Testzugang und sprechen Sie mit Referenzkunden.
7. Vertrag und Einführung planen
- Kostenmodell: Gebühren pro Zimmer oder Monat, Transaktionsgebühren, Einrichtung, Schnittstellen, Schulung.
- Laufzeit: Mindestlaufzeit, Kündigungsfristen und Preisanpassungen.
- Migration: Welche Daten werden übernommen, wer prüft sie?
- Zeitpunkt: Umstellung möglichst in einer ruhigeren Phase, mit Probelauf.
- Schulung: Vor dem Start und noch einmal nach einigen Wochen im Echtbetrieb.
Typische Fehler bei der Auswahl
- Entscheidung nach Preis oder Funktionsliste statt nach Zusammenspiel.
- Das Team wird zu spät einbezogen.
- Bestehende Verträge und Kündigungsfristen werden übersehen.
- Prozesse werden nicht angepasst, sondern das alte Vorgehen wird im neuen System nachgebaut.
- Nach dem Start fehlt jemand, der das System verantwortet.
Wenn Sie diese Verantwortung dauerhaft verankern möchten, lesen Sie mehr über die Rolle des Digitalisierungsmanagers im Hotel.
Fragen zur Hotelsoftware
Wie lange dauert die Auswahl eines neuen PMS?
Das hängt von Größe und Komplexität ab. Für ein Einzelhaus sind von der Zieldefinition bis zur Vertragsunterschrift einige Wochen realistisch, die Einführung kommt danach. Wichtiger als Tempo ist eine saubere Prüfung der Schnittstellen.
Cloud oder lokale Installation?
Cloud-Systeme sind heute Standard: kein eigener Server, automatische Updates, Zugriff von überall. Entscheidend sind Verfügbarkeit, Datenexport und Datenschutz. Lokale Lösungen kommen vor allem dort vor, wo besondere Anforderungen bestehen.
Lohnt sich ein Wechsel, wenn das alte System noch läuft?
Nicht automatisch. Oft lässt sich ein bestehendes System durch bessere Einstellungen, Schnittstellen und Schulung deutlich besser nutzen. Ein Wechsel lohnt sich, wenn wichtige Anforderungen dauerhaft nicht erfüllt werden.
Begleiten Sie die Auswahl?
Ja, herstellerunabhängig und ohne Provisionen: von der Bestandsaufnahme über Anforderungsprofil, Shortlist und Demos bis zur Verhandlung und Einführung.
Sie stehen vor einer Systementscheidung?
Wir begleiten die Auswahl herstellerunabhängig, von der Bestandsaufnahme bis zur Einführung. Schildern Sie kurz Ihre Ausgangslage.
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- Erik Wlodasch